Een doorspreeksessie een prachtige methodiek; de focus ligt namelijk op het proces van communicatie. Het is geen snelle oefening in een pressure cooker omgeving, maar een langzame versie daarvan. Het sluit aan bij de gedachten: communicatie bij incidenten is niet wezenlijk anders dan reguliere communicatie met dien verstande dat getroffenen, tijdsdruk, complexiteit en coördinatie en datagebrek de context veranderen. Het tijdsdrukelement wordt weggelaten bij de doorspreeksessie, wat zorgt voor een hoger leerrendement bij communicatieprofessionals.
Doel doorspreeksessie
- ontdekken waartoe het communicatieteam zelf in staat is om de communicatie vorm te geven;
- eventueel adresseren van verbeterpunten in de organisatie of het communicatieteam;
- ontdekken waar eventuele individuele leerbehoeften om communicatieprofessionals te versterken met opleidingen en trainingen.
Hoe verloopt een doorspreeksessie?
Aan de hand van een specifiek incident komt het team communicatie van de zorgorganisatie bijeen (via Teams of fysiek), op basis van de realistische opschaling. De communicatieprofessionals gaan met elkaar de reactie op het mogelijke incident ‘doorspreken’. Dat gebeurt aan de hand van een gekozen incidentscenario. Op basis van de eerste melding gaan de communicatieprofessionals aan de slag. Onder leiding van de manager communicatie wordt de communicatieaanpak uitgezet, in samenwerking met andere communicatieprofessionals binnen het team.
De crisiscommunicatietrainer nodigt de communicatieprofessionals uit om aan te geven hoe zij binnen het team communicatie gaan handelen in de gegeven situatie. Daardoor verplichten de deelnemers zich tot het goed luisteren naar elkaar. Het begint bij de melding van een incident. Wie krijgt deze binnen? Wat doe je vervolgens? Met wie heb je contact? Welke communicatiemiddelen zet je in? Welke systemen gebruik je?
Vervolgens vraagt de begeleider kritisch bij alle communicatieprofessionals door om er met de groep achter te komen hoe en wie daadwerkelijk wat communiceert, adviseert of informeert. Wie doet wat voor wie bij het scenario? Weet iedereen zijn taak? Waar is afstemming nodig, en wat kan ook zonder afstemming gebeuren? Waar werk je? En met wie? Wat heb je nodig om je werk te kunnen doen?
Korte evaluatie
Aan het eind van de oefening volgt mondeling direct een korte evaluatie op basis van IPIG-methodiek. Daarbij staan we stil bij de Interactie, de Processen, de Inhoud en het Gevoel van het team. De evaluatie wordt nadien schriftelijk teruggekoppeld aan de opdrachtgever.
Voorbereiding op een doorspreeksessie
De crsisiscommunicatietrainers bereiden de doorspreeksessie en het gekozen scenario goed voor met de opdrachtgever, meestal de manager communicatie van een zorgorganisatie. Daarbij denken we ook aan een strakke begeleiding van de responscel. De wijze waarop de communicatieprofessionals de informatie krijgen is via de responscel, telefonisch of via de WhatsApp of mail. Afhankelijk hoe de communicatieprofessionals dit in de praktijk ook wensen te krijgen. Voor de omgevingsanalyse kan gewerkt worden met een realtime mediaomgeving zodat zij het maken van de analyse realistisch kunnen oefenen. Dit allemaal is mogelijk om op maat vorm te geven voor de zorgorganisatie.
Doorspreeksessie inplannen?
Neem contact op met de communicatieadviseur van NAZB Charlotte Reddingius. De doorspreeksessie kan in overleg met de OTO-coördinator van de desbetreffende zorgorganisatie bekostigd worden uit de OTO-stimuleringsgelden.